De befintliga ingångarna till arkivet är begränsade. Någon ämnesingång finns inte, och det kronologiska diariet startar först 1827. Det innehåller dock för flera år ett alfabetiskt, årsvis register. Den viktigaste ingången till arkivet är diarierna. Akademien har flera: ett kronologiskt huvuddiarium (serie C I) omfattande tiden 1827-1989, Lantbruksingenjörernas diarier (serie C II a) för tiden 1841-1849 och som direkt hänger samman med de inkomna skrivelserna i serie E VI samt Speciella förvaltningskommitténs diarier (serie C II b) som särskilt tillhör serierna E VI, E VII b, E VII c och E VIII a. Dessutom finns ett hemligt diarium med handlingar (serie C IV) samt särskilda diarier med handlingar angående stamholländerierna (serie F IX), handlingar angående anslag för skoglig forskning (serie F II b) och handlingar angående trädgården och trädgårdsskolan vid Experimentalfältet (serie F VII d).

I princip har alla inkommande handlingar samlats i en följd och alla utgående skrivelser i en. Troligen vid ett senare tillfälle har de inkommande handlingarna splittrats upp i flera serier, delvis på ämnesmässiga grunder. Denna uppspaltning har däremot inte blivit rakt igenom konsekvent genomförd, vilket innebär att t ex handlingar inkomna från hushållningssällskapen lika väl kan återfinnas i den allmänna serien (E II). Eller att handlingar om stamschäferierna också ingår i den allmänna serien (E II). Däremot är utbrytningen konsekvent, d v s i de utbrutna serierna återfinns inga andra handlingar än de som ryms under rubriken. Kungl. brev finns i två serier (E I a och E I b).

Kopior av utgående skrivelser ligger samlade i en kronologisk svit t o m 1972, därefter har de arkivlagts som korrespondens i serie E III.

Som ett slags kronologisk ingång till ärendena kan de olika protokollsviterna tjäna (A-serierna). Föredragningslistor (jfr serierna C III a och C III b) ger en snabbare överblick, även om protokollen ofta har marginalnoteringar som underlättar återsökning. Detta förutsätter dock att ungefärlig tidpunkt för ett sökt ärende är känd. I brist på andra ämnesingångar än de årliga alfabetiska registren till diarierna, är det möjligt att utnyttja akademiens tidskrift och dess ämnesregister (serie B II a). Många av de viktigare inkomna handlingarna trycktes nämligen i tidskriften i sin helhet. Register till akademiens tidskrift förekommer för hela perioden 1813- 1989. Perioden 1933-1942 har dock recensioner utelämnats. Och perioden 1953-1972 saknas Sven Holmströms årligen återkommande redogörelser för det svenska jordbruket: "Produktion och ekonomisk utveckling i jordbruket t o m [år]". Den senaste perioden, 1973-1989 föreligger endast i form av kopior av respektive tidskriftnummers innehållsförteckning i obearbetat skick. Jämför förteckningen över i akademiens tidskrift förekommande rubriker nedan. Det ger en fingervisning om hur tidskriften kan utnyttjas för återsökning även i arkivet.

Vissa serier har egna register, t ex matriklar över akademiledamöter (serie D I a och D I b). Förvaltningskommitténs protokoll har ett kortregister (serie D VIII). Reseberättelser och en smärre del av tävlingsskrifterna har ett kronologiskt register (serie E VIII b) liksom handlingar angående stamschäferierna (serie F VIII). Speditionshandlingar rörande lantbruksutställningar (serie F XII b) har ett alfabetiskt utställarregister. Experimentalfältets huvudböcker (serie G IV) har alfabetiska register. Andra serier har kronologiska förteckningar, det gäller koncepten till utgående skrivelser (serie B I), skrivelserna från Kungl. Maj:t (serierna E I a och E I b). Andra serier, åter, är fysiskt ordnade så att de i sig själva utgör ett slags register, t ex länsvis ordning (serierna E IV c, E V, E IX c), eller alfabetisk ordning (serierna F I a, F I b, F III a, F III bd, F V e).

Flödesskissen sist i denna skrift (sidan 142) visar mycket schematiskt var inkomna handlingar arkivlagts, om de registrerats i något av diarierna och hur de utgående skrivelserna hanterats. Observera de särskilda diarierna ovan. Sökning i flera serier är ofta nödvändig på grund av arkivläggningen.

De olika diarierna ger förutom uppgift om att en handling har inkommit eller sänts iväg ofta en hänvisning till dels datum för föredragning vid akademiens sammankomster eller i dess förvaltningskommitté, dels ibland antydningar om var handlingen har arkivlagts. T ex innebär anmärkningen "Till kamreren" att handlingen finns bland verifikationerna (serie G III). Andra handlingar har överförts "Till biblioteket" eller helt enkelt "Till handlingarna" (serie E II).

Datorisering av akademiens tidskrifts register

Betydelsen av akademiens tidskrift som ett slags ingång eller nyckel till arkivet har nämnts ovan. Vid akademien pågår ett omfattande arbete med att datorisera registren över tidskriftens innehåll. Detta kommer att medge ytterligare möjligheter för återsökning även av arkivets material. Akademiens tidskrift och dess register är inte bara ett register till tidskriftens innehåll, utan kan också utnyttjas för att finna handlingar i arkivet, eftersom många av de inkomna redogörelserna publicerats där. Det tryckta registret 1813-1912.